Dokumendid


  1. Dokumentide laadimine
  2. Dokumentide kirjutamine
  3. Dokumentide seostamine
  4. Lisafailide lisamine
  5. Dokumentide edastamine, kooskõlastamine
  6. Dokumendi otsing
  7. Põhifaili nime muutmine
  8. Tegevused dokumendiga
  9. Kirjad dokumentide moodulis

Dokumendid moodul käsitleb kõige üldisemalt dokumentide elutsüklit, alates dokumendi loomisest, selle vormistamisest ja kinnitamisest, registreerimisest, menetlemisest ja kasutamisest kuni selle säilitamise, arhiveerimise ja hävitamiseni. Moodul tagab dokumentide kerge säilitatavuse ja leitavuse kataloogipuu (dokumentide loetelu) abil ning võimaldab elektroonilise dokumendiregistri pidamist tarkvaras.

Dokumente saab Amphorasse sisestada neljal viisil:

  • laadimise teel
  • kirjutamise teel
  • skaneerimise teel
  • MS Office/OpenOffice klientrakenduse teel

Dokumentide laadimine

Olemasolevate dokumentide süsteemi lisamine.

Dokumendi laadimiseks Amphora keskkonda tuleb valida vasakpoolsest külgmenüüst tegevus Laadi uus. Süsteem kuvab vaikimisi dokumendi laadimise vormi.

Oluline

Kindlasti tuleb vaikimisi kuvatud laadimise vorm muuta vastavalt dokumendi tüübile sobivaks.

!Laaditud vormid

Kui dokumendi vorm on valitud, tuleks valida kataloog (kui see pole vaikimisi valitud), fail ning täita vajalikud metaandmed. Olles täitnud vajalikud metaandmed, tuleb vajutada nuppu Laadi.

!Laadimine


Dokumentide kirjutamine

Võimaldab otse süsteemis dokumente koostada.

Dokumendi kirjutamiseks Amphora keskkonda tuleb võtta vasakpoolsest külgmenüüst tegevus Kirjuta uus. Süsteem kuvab vaikimisi dokumendi kirjutamise vormi.

!Kirjutamise vormid

Kui dokumendi vorm on valitud, tuleks valida kataloog (kui see pole vaikimisi valitud) ning täita vajalikud metaandmed. Olles täitnud vajalikud metaandmed, tuleb vajutada nuppu Salvesta.

Oluline

Kindlasti tuleb vaikimisi kuvatud kirjutamise vorm muuta vastavalt dokumendi tüübile sobivaks.

!Kirjutamine

Amphorasse on võimalik seadistada erinevaid malle (näiteks puhkuseavaldus, lähetuskorraldus, protokollid ja teised mallid)

Kasutaja täidab ära metaandmed (vormil olevad andmed). Pärast metaandmete täitmist klikib kasutaja Vaheta ja süsteem genereerib ise malli valmis, süsteem kannab andmed vormile automaatselt.

!Mallid

Süsteemi poolt valmis genereeritud puhkuseavaldus:

!Genereeritud avaldus

Dokumente on võimalik otse Wordist salvestada Amphorasse pärast klientrakenduse allalaadimist ja paigaldamist oma arvutisse. Wordi lisanduvad nupud Save as New ja Save New Version. Uue faili saatmiseks Amphorasse tuleb vajutada Save as New nuppu. Pärast lisamist või salvestamist on failid nähtavad Amphoras avalehel Mujalt saadetud failide alt.

!Amphorasse saatmine


Dokumentide seostamine

Kõiki Amphoras olevaid objekte (dokumendid, asjad, kirjad, sündmused) on võimalik omavahel seostada. Seose loomine köidab kaks erinevat objekti sisuliselt kokkukuuluvaks, mis hiljem võimaldab ka liikuda ühelt objektilt teisele ühe nupuvajutusega (objektide juurde tekivad lingid seotud objektidele).

Seose lisamiseks dokumendile tuleb paneelil Seosed vajutada nuppu Lisa. Avanenud aknason võimalik objekte otsida mooduli, numbri, kataloogi, registreerimise kuupäeva ning pealkirja järgi.

!Seoste paneel

Valida objekte on võimalik kasutades Vali objekt nuppu, mis asub objektiga samal real. Valiku kinnitamiseks tuleb vajutada Kinnita valitud seos(ed) nuppu.

!Seose otsing


Lisafailide lisamine

Amphoras olevatele dokumentidele on võimalik lisada faile. Selleks tuleb paneelil Lisafailid vajutada nuppu Lisa/vali failid. Edasi tuleks valida enda arvutist fail ning vajutada Open nupu peale. Selleks, et fail jääks püsima, tuleb vajutada Valmis nupu peale. Lisaks on olemas ka Skaneeri nupp, mille abil on võimalik skaneerida otse Amphorasse faili. Skaneeritud fail on .PDF vormingus.

!Lisafailide paneel


Dokumentide edastamine, kooskõlastamine

Peale dokumendi sisestamist on võimalik seda edastada teistele kasutajatele kooskõlastamiseks (või teistele täitmiseks).

Koosokõlastamisel tuleb dokument avada ja vajutada nuppu Menetlus. Avanenud vormil tuleb täita Isikud, kellele dokument saadetakse, Ülesande kirjeldus, mida tuleb dokumendiga teha ning Tähtaeg, kui kaua on aega ülesannet teha.

Menetlus võib olla Järjestiktäitmiseks (Ülesande saab esimene ning teine saab selle alles pärast esimese ülesande tehtuks märkimist) või Paralleeltäitmiseks (kõik saavad ülesande samaaegselt).

Lisaks on olemas funktsionaalsus, millega saab dokumendi avalikuks teha peale edukat menetlust.

!Dokumentide edastamine


Dokumendi otsing

Otsing võimaldab leida dokumente, teades ainult osalist informatsiooni dokumendi kohta. Dokumendi otsinguks tuleb vajutada Dokumendid mooduli menüüs lingile Otsi. Peale kriteeriumite sisestamist tuleb vajutada nuppu Otsi.

Võimalik on luua erinevaid otsinguprofiile, näiteks Lepingute otsing. Uue profiili loomisel saab valida väljad, mida kuvatakse otsinguvormil. Lisaks on võimalik valida vormid, mida otsitakse. Selleks, et uut otsinguprofiili luua, võtke ühendust enda Amphora keskkonna administraatoriga.

!Dokumendi otsing


Põhifaili nime muutmine

Põhifaili juures on nupp nimega Muuda nime. Selle peale vajutades avaneb aken ning selles aknas on võimalik muuta põhifaili nime.

!Põhifaili nime muutmine

  • Tühjenda nupp – kustutab väljalt praeguse faili nimetuse.

  • Ettepanekud – nimed, mis Amphora koostab pealkirjast ning kausta numbrist ja kataloogi nimest.

Tuleb sisestada väljale soovitud nimi ning vajutada Muuda nime nupu peale. Avanenud aken (Rad window) ei ole hüpikaken, seega ei tohiks olla probleeme selle avamisega veebilehitsejas.


Tegevused dokumendiga

  • Kasutaja saab luua uue asja, antud dokument on lisatud juba asja koosseisu.
  • Kasutaja saab saata dokumenti menetlusringile. Igale isikule, kelle kasutaja lisab saab panna erineva tööülesande. (täitmiseks, teadmiseks, kooskõlastamiseks või allkirjastamiseks).
  • Kasutaja saab lisada tööülesande, kõikidele isikutele ühesuguse.
  • Dokumenti saab Amphorast e-posti teel välja saata.
  • Dokumenti saab välja saata kasutades Dokumendivahetuskeskust.
  • Kuvab kasutajale objekti lingi (sisekeskkonna ning avaliku vaate aadressi), teistele kasutajatele saatmiseks.
  • Kopeerib dokumendi metaandmed, et hakata registreerima uut dokumenti.
  • Kasutaja saab dokumenti digiallkirjastada registrivaates.
  • Dokumente saab omavahel seostada.
  • Dokumenti saab lisada arhiivitoimikusse.
  • Infotellimus valitud objekti kohta.
  • Kui on olemas liidestus VOLISega, siis võimaldab eelnõusid VOLISesse saata.
  • Kasutaja saab lisada dokumendi lemmikusse, kuvatakse avalehel.
  • Kasutaja saab printida dokumendi metaandmed.
  • Kasutaja saab dokumendi kustutada. Hiljem on võimalik prügikastist dokument taastada.
  • Kasutaja saab välja eksportida dokumentide listi kausta lõikes. Võimalikud ekspordid: Excel, CSV, Word.
  • Kasutaja saab alla laadida valitud dokumendi .xml faili.

Kirjad dokumentide moodulis

Amphora 12.7 versioonis arendati dokumentide moodulisse kirjavahetuse funktsionaalsus. See tähendab seda, et edaspidi hakatakse kirju registreerima dokumentide moodulis. Erinevalt kirjavahetuse moodulist on dokumentide moodulis ainult üks kirja vorm Kiri ning seda tuleb kasutada iga kirja registreerimisel.

Kirjad dokumentide moodulis juhend asub sellel lingil.


Viimati muudetud: ‎‎24. ‎juuli ‎2020, ‏‎11:17:08